간결하고 효과적인 회의의 힘

“회의는 25분일 때 가장 효율적이다!” 제대로 일하고 싶은 당신을 위한 25분 회의법

회의 때문에 야근하고, 회의 때문에 스트레스 받고, 회의 때문에 인간관계를 망치고 있는가? 의미 없는 말만 오가는 회의, 걱정과 근심만 나누는 회의, 결론 없는 회의에 지쳤는가? 회의는 지긋지긋하다. 모두가 공감하는 사실이다. 회의는 할수록 피곤하고 짜증스럽다. 해결되지 않는 분노만 떠안고 회의실을 나가는 날도 적지 않다. 가끔은 회의가 일을 방해한다는 인상을 받기도 한다. 모두 잘못된 회의에서 비롯된 일이다. 우리는 회의 없이 일할 수 없다. 다른 사람들과 의견을 공유하며 일을 진행해야 하기 때문이다. 우리에게 필요한 것은 효율적이고 만족스러운 회의다. 도나 맥조지의 유쾌한 조언과 상세한 실천법을 통해 ‘25분 회의’를 만나보길 바란다. 당신의 회의, 일, 직장 생활, 나아가 생활 전체에 놀라운 변화가 시작될 것이다. 회의는 결코 사라지지 않을 것이다. 회의는 매우 중요하고 효율적인 업무 처리 방식 중 하나다. 우리는 계속 회의를 진행하며 일해야 할 것이다. 그토록 중요한 회의는 효율적이고 생산적일 때 진가를 발휘한다. 불만족스럽고 잘못된 회의는 없어져야 한다. 그리고 그 자리에 필요한 게 바로 25분 회의다. 문제가 많은 회의를 25분 회의로 대체하면 비로소 더 유용하고, 더 목적이 명확하고, 더 신속하고 효율적인 업무의 세계가 펼쳐질 것이다. - 본문 중에서

추천사
들어가며

PART 1 왜 25분인가
1 회의는 괴롭다
2 25분 회의는 생각보다 쉽다
3 회의는 25분일 때 가장 효율적이다

PART 2 25분 회의법
4 회의를 준비하다
5 회의에 참석하다
6 회의에 참여하다

PART 3 25분 회의에 가치 더하기
7 효율적인 원격 회의를 진행하다
8 다양한 변화를 주다
9 시각적으로 사고하다

25분 회의를 위한 길잡이
나가며
참고문헌

우리는 회의를 해야 한다. 업무상 회의는 필요하며, 효율적인 회의에는 시간과 에너지를 들일 가치가 있다. 회의에서 명확한 업무 수행 계획을 세우고 결정을 내리면 업무 전체가 순조롭게 진행된다. 그러나 우리의 시간, 돈, 자원을 낭비하는 회의는 할 필요가 없다. 우리가 필요로 하는 회의는 바로 25분 회의다. (10쪽)당신이 무슨 생각을 하고 있을지 잘 안다. 25분이라는 시간이 꽤 구체적이라는 생각이 들 것이다. 어째서 40분도, 20분도 아닌 25분 회의가 효과적이라는 걸까? 간단히 말하자면, 25분이라는 시간은 무언가를 활기차게 수행하기에 가장 알맞은 시간이다. (42쪽)1911년, 최초의 경영 컨설턴트 중 한 명으로 널리 알려진 프레더릭 테일러Frederick Taylor가 생산성, 노력, 휴식 간의 연관성을 밝혀냈다. 그는 25분 동안 집중적인 활동을 하고 난 뒤 35분 동안 휴식을 취한 사람들이 생산성을 600%까지 높인 사실을 발견해냈다. (놀라운 일이다!) 회의를 마치고 35분 동안 낮잠을 자라는 이야기가 아니다. 여기서 말하고자 하는 핵심은 25분 동안 집중력을 유지하는 우리의 능력이다. (43쪽)주어진 시간이 25분뿐이라면 업무의 우선순위는 명확해진다. 꼭 완수해야 하는 업무에 집중하게 되는 것이다. 25분이라는 한정된 시간은 우리가 회의 안건의 우선순위를 선정하는 데 큰 도움을 준다. (47쪽) 우리는 과도하게 많은 회의에 참석해야 한다는 사실에 불평한다. 사람들로 가득한 회의실에서 왜 내 업무와 직접적인 관련도 없는 지루한 보고서를 수십 건씩 들여다보고 있어야 하는지 그 이유를 알지 못하기 때문이다. 회의에 별 관심이 없을지도 모르는 팀원들을 회의실로 불러낼 게 아니라, 당신에게 필요한 소수의 핵심 인물들을 신중하게 가려낼 수 있어야 한다. (69쪽)구경꾼으로 회의에 참석하는 이들은 없어야 한다. 그저 자리를 지키고 앉아 정보만 전달받는 행동도 적절하지 않다(이 또한 구경꾼이나 다름없다). 그들에게 꼭 정보를 전달해야 한다면, 다른 적절한 소통 방법을 고려해보길 바란다. 당신과 그들의 시간을 축내지 말자! (71쪽)이해관계자 분석표를 활용하면 회의에 누가 참석해야 할지 제대로 파악할 수 있을 것이다. 보통 이해관계자 분석을 실시할 때 프로젝트 담당자는 이해관계자들과 어떤 관계를 맺어야 할지, 그들과 정보를 공유할 것인지, 또 그들이 회의에 참석해야 하는지 등을 관심도와 영향력을 기준으로 살펴보게 된다. (71~72쪽) 즉 무언가를 확신하지 못할 때, 우리는 내키지 않는 기분으로 회의실에 들어가게 된다. 심지어는 회의에 참석하며 불쾌한 느낌을 받을지도 모른다. 부정적인 감정 상태로 회의에 참석한다면, 제 역량을 다 발휘하지 못할 게 분명하다. 이처럼 우리는 어떤 사안을 다룰지, 그 의제가 개인의 업무와는 어떤 관련이 있는지를 명확히 인지한 상태로 회의에 참석할 때 더 큰 만족감을 느끼게 된다. 사람들에게 사전에 회의를 준비할 환경과 기회를 제공하면 할수록 토론과 결과물의 질은 더 좋아질 것이다. (96쪽)회의 중에 폐쇄적인 태도로 침묵하는 참석자를 목격한 적이 있는가? 아마 그는 당시에 두려움이나 불편함을 느끼고 있었을 확률이 높다. 25분 회의를 실행하는 경우, 사람들이 편안한 마음으로 곧바로 회의에 참여할 수 있도록 도와야 한다. 빠르게 친밀한 관계를 형성할 수 있어야 한다는 뜻이다. (119쪽)회의는 업무의 질을 높이는 수단이 되어야 한다. 그러나 많은 사람들은 회의가 우리의 ‘실제 업무’를 방해하고 지연시키며 일의 가치를 떨어뜨린다고 느낀다. 그렇기에 25분 회의가 올바른 방향으로 나아가려면 25분 동안 진행될 회의에 세밀하게 정리된 엄격한 체계가 있어야 한다, (133쪽)

왜 25분일까?
25분이라는 구체적인 시간은 어디서 나온 걸까? 어째서 40분도, 20분도 아닌 25분 회의법이 효과적일까? 60분 이상 이어지는 회의에 참석하고 있다면 25분이라는 시간이 짧게 느껴질 수 있다. 회의 참석자를 기다리고 인사를 나누고 농담을 던지다 보면 회의실의 시간은 빠르게 흘러버리니 말이다.
간단하게 설명하자면 사람이 가장 효율적으로 집중할 수 있는 시간이 바로 ‘25분’이다. 사람은 긴 시간 동안 일에 매달리기보다 적절한 휴식을 취하며 일할 때 높은 집중력을 발휘한다. 마라톤 회의에 참석한 적이 있는가? 풀리지 않는 논의를 붙들고 있다 보면 더는 머리가 굴러가지 않는 답답한 경험을 당신도 해봤을 것이다. 25분 회의는 그런 순간을 지양하는 회의다. 핵심적인 내용을 간결하게 주고받는 효율적인 회의의 세계에 더 깊이 들어가 보자. 왜 25분 회의가 어렵게 느껴질까?
다음은 회의와 관련된 대표적인 불만 사항이다.- 회의 준비를 위한 회의가 있고, 또 그 회의를 검토하기 위한 회의가 있다.
- 회의의 목적이 불분명하다.
- 회의에 지각하는 사람들이 너무 많다. 심지어 연락도 없이 아예 오지 않는 사람들도 있다.
- 회의 시간에 핸드폰만 바라보는 사람들이 거슬린다.
- 회의실 밖에서 따로 협의해야 하는 일을 굳이 회의 시간에 나누는 사람들이 짜증스럽다.
- 더 중요한 일이 있다며 회의 도중에 자리를 떠나는 사람들이 있다.
- 회의가 너무 많아서 계속 야근을 한다.이 모든 사항이 25분 회의의 걸림돌이다. 회의의 목적을 모르고 방황하고, 지각자를 기다리고, 회의를 방해하는 사람들을 참아내는 등 혼란스러운 일을 거치다 보면 한없이 비효율적이고 긴 회의를 하게 된다. 마음을 다잡아라. 다행히 25분 회의로 가는 길은 그리 어렵지 않다. 사소한 몇 가지 변화만으로도 우리의 회의는 얼마든지 달라질 수 있다!25분 회의로 향하다
그렇다면 25분 회의를 어떻게 실행할 수 있을까? 회의 시간을 정해놓고 그걸 지키기만 해도 변화가 일어나는 걸까? 25분 회의를 위해 특별하고 거창한 도전을 할 필요는 없다. 회의의 기본적인 원칙을 따르다 보면 25분 회의는 자연스럽게 성사될 것이다.
우선 회의 준비 단계에서 회의의 목적을 분명하게 파악하고, 회의 참석자를 신중하게 선정해야 한다. 그리고 참석자들에게 핵심 의제를 전달하여 모두 미리 회의 준비를 할 수 있도록 한다.
회의 참석 단계에서 가장 중요한 것은 시간 엄수다. 무슨 일이 있어도 정해진 시간에 회의를 시작해야 한다. 또한 집중력을 높이는 환경을 조성해야 한다. 전자기기 사용에 주의를 기울인다면 더 효율적인 회의를 진행할 수 있을 것이다.
회의 참여 단계에서는 참석자 전원이 열정적으로 발언하고 각자의 능력을 발휘할 수 있도록 회의 흐름을 만들어야 한다. 초반에 서로의 친밀감을 높여두는 것이 큰 도움이 된다. 적극적인 분위기가 만들어졌다면 투표와 의견 교환을 통해 중요한 의제를 논의한다.
이처럼 각 단계의 기본 원칙을 준수하다 보면, 25분 회의로 수월하게 접어들 수 있을 것이다. 현재 자신이 참석하는 회의의 문제점을 파악하여 가장 중요한 부분부터 차근차근 개선해보자.