세계 1위 기업을 만든 제프 베조스의 회의 효율화 기술

“파워포인트는 안 되고 문장으로 쓴다.” “참석자 수는 ‘피자 두 판’까지만.” “회의 자료는 1쪽 혹은 6쪽으로 정리한다.” “회의는 침묵으로 시작한다.” 아마존 회의에 관해 이러한 이야기를 들어본 적이 있는가? 이런 원칙들은 아마존이 오랜 시행착오를 겪은 끝에 가장 효율적은 회의법으로 고안한 것들이다. 일반적인 기업의 회의를 생각해보자. 몇날 며칠을 걸려 파워포인트 자료를 만들고, 회의 시간에는 회의 자료에 대한 질문으로 시간을 허비한다. 같은 회의가 두 번 세 번 반복되기 일쑤고, 결국에는 처음 의도와는 다른 절충안이 통과된다. 회의가 잦은데 들이는 시간에 비해 성과는 미미하다. 누구든지 ‘왜 이렇게 비효율적인 회의를 하고 있지’라는 생각이 들 것이다. 아마존도 처음에는 보통의 회사들과 회의 방식에 차이가 없었다. 파워포인트를 사용한 프레젠테이션도 일반적이었다. 하지만 서비스 지역이 확대되고 조직이 커지면서 효율성을 높여야 했고, 비효율적인 회의방식을 끊임없이 개선해 지금의 방식에 이르렀다. 거기에는 물론 제프 베조스의 탁월한 리더십이 깔려있다. 그렇다면 아마존식 회의법의 장점은 무엇이고, 무엇이 특별한 걸까? 특히 비대면 시대에 우리가 아마존식 회의법을 이해해야 하는 이유는 무엇일까? 이 책 《아마존처럼 회의하라》는 아마존 재팬의 창업 멤버였던 저자가 그동안 단편적으로만 알려졌던 아마존식 회의법이 지닌 비밀과 그 방식을 남김없이 공개하는 책이다. 어디서도 공개되지 않았던 아마존식 회의법의 실체가 최초로 소개된다. 1페이저, 6페이저로 알려진 아마존식 자료작성법, 회의를 대신하는 원온원 미팅, 프로젝트별 테닛, 보도자료 템플릿, 브레인스토밍, 퍼실리테이터의 역할 등 아마존식 회의법에 관한 모든 지식을 접할 수 있다. 효율적인 회의방식에 대한 욕구가 날로 커지고 있는 비대면 시대에 이 책은 ‘왜 회의를 하는가’라는 회의의 본질에 대해 성찰케 한다. 또한 혁신과 성과를 이루기 위해서는 어떻게 회의 방식을 개선해야 할지 그 실마리를 제공해준다.

여는 글
아마존의 성공 비결은 회의에 있다

0장. 늘려야 하는 회의, 줄여야 하는 회의_
회의 방식을 바꾸기 전에 살펴볼 것들

1. ‘정보 전달 회의’는 줄여라
2. ‘원온원’을 늘려라
3. 코로나 사태는 기회다

1장. 아마존식 자료 작성법_
회의의 효율화는 자료 작성부터 시작된다

회의의 성패는 자료 작성으로 결정된다
서식 1. 자료는 서술형으로 작성하라
COLUMN 아마존 입사의 필수 조건은 ‘문장력’
서식 2. 회의 자료는 두 종류로 통일하라
서식 3. 1페이저
서식 4. 6페이저
문장 5. 술술 읽히는 문장을 쓰는 2가지 철칙
서식 6. 제안할 때는 거꾸로 생각하라
COLUMN 프로젝트별로 세우는 ‘테닛’
서식 7. 새로운 서비스를 설명할 때는 보도자료 형식으로 작성하라
원칙 8. 아마존의 자료는 진화한다
COLUMN 베이조스가 한번에 OK한 전설의 자료

2장. 아마존식 의사결정 회의_
빠르게, 최고의 판단을 내려라
효율적으로, 오류 없이 결정하라
원칙 1. 프로젝트 리더가 회의를 주재하라
사전 준비 2. ‘3W’로 회의 목표를 공유하라
실전 3. 회의는 침묵으로 시작하라
실전 4. 오너의 3가지 업무
COLUMN 의사록 작성은 1초면 충분하다
실전 5. 회의가 활기를 띠게 하는 3가지 방법
6. 베이조스가 싫어하는 소셜 코히전
7. ‘명확한 기준을 가지고 반대하고 받아들이기’
8. 회의 마지막에 성공 기준을 설정하라

3장. 아마존식 아이디어 회의_
아이디어가 샘솟게 하라

아이디어 회의가 부족한 일본 기업
1. 아마존은 브레인스토밍을 너무 사랑해
2. 아마존식 브레인스토밍의 규칙
COLUMN 엘리베이터 안의 화이트보드
3 브레인스토밍을 효율적으로 진행하는 요령
4. 아마존식 오프사이트 미팅
COLUMN 아마존 최대의 오프사이트 미팅
5. 오프사이트 미팅으로 진행되는 아마존의 리더 연수
6. 오프사이트 미팅의 함정

4장. 아마존식 진행 관리 회의_
프로젝트를 확실히 진행시켜라

프로젝트의 성패를 결정짓는 진행 관리
1. 아마존의 추진력을 뒷받침하는 메트릭스
2. 모든 것을 숫자에 반영하라
COLUMN 미군 재난 구조의 KPI
3. 회의의 결정 사항을 추진하는 메트릭스 리뷰
4. 남의 선의에 기대어 업무를 하지 말고 구조화하라
5. PDCA를 돌리는 주기는 길어야 1주
COLUMN 아마존에서 론칭한 사람은 높은 평가를 받지 않는다
6. 프로젝트의 마지막을 매듭짓는 포스트모템
COLUMN 가점주의와 평가 제도

5장. 아마존의 OLP_
아마존을 아마존답게 하는 14조

아마존의 리더십 원칙, OLP
1. Ownership(주인 의식)
2. Customer Obsession(고객에 대한 집착)
3. Insist on the Highest Standards(최고 수준을 추구하라)
4. Think Big(크게 생각하라)
5. Dive Deep(깊게 빠져들어라)
6. Bias for Action(신속하게 판단하고 행동하라)
7. Learn and Be Curious(자기계발)
8. OLP를 철저히 지켜라

6장. 회의를 줄이는 방법_
우리 회사 회의, 어디서부터 손봐야 할까?

회의에 대해서는 철저한 절약가가 되자
1. 개최 횟수를 줄여라
COLUMN 아마존에서는 대단한 사람도 이코노미클래스?
2. 참석자를 줄여라
COLUMN 일본의 회의에서 인원수가 많아지는 이유
3. 시간을 줄여라
4. 참석 빈도를 줄여라

마치며

1995년에 탄생한 벤처 기업 아마존은 20여 년 만에 세계적으로 손꼽는 대기업으로 성장했다. 그 과정에서 직원들은 전 직장에서 경험한 것, 책에서 읽은 것, 남들에게 보고 들은 것 등을 추렴했고, 업무 진행 방식, 회사 제도, 조직의 방향성을 검토한 후 이를 잘될지 시도해보고 취사선택해왔다.
예를 들어, 내가 아마존에 입사했을 당시에는 대부분의 회사와 마찬가지로 파워포인트를 사용한 프레젠테이션이 많이 사용되었다. 그런데 5년 정도 지나자, 회장인 제프 베조스가 갑자기 ‘파워포인트 금지’라고 선언한 것이었다.
_ 여는 글아마존에서는 다음 순서가 독특하다. 일반적인 조직이라면 자료 작성자에게 안건의 개요를 설명하게 하겠지만, 아마존에서는 그렇게 하는 대신, 먼저 앞에 놓인 회의 자료를 각자 묵독한다. 자료를 회의 전에 미리 메일로 보냈더라도 1페이저는 5분, 6페이저는 15분에 걸쳐 반드시 읽는 시간을 가진다. 이때 중요한 것은 침묵을 지키는 일이다. 그동안에는 질문을 일절 받지 않는다.
_ 2장. 아마존의 의사결정 회의아이디어 도출 시간은 짧게 설정하라. 숙고할 시간을 많이 주면 깔끔한 대답밖에 나오지 않기 때문이다. 흥미롭게도, 자유롭게 생각하라고 할 때보다 어느 범위 안에서 생각하라고 약간의 제약을 두어야 생각하기가 쉬워진다. 제약을 설정한다는 의미에서는 시간 제약도 효과적이다. 시간을 1시간으로 잡아놓고 30분은 아이디어 도출, 나머지 30분 동안 정리하기로 한 경우, “아이디어 도출은 30분 동안 하세요”라고 말하기보다 “5분 동안 적을 수 있을 만큼 적으세요”라고 해야 아이디어가 잘 나온다.
_ 3장. 아마존식 아이디어 회의따라서 아마존 회의에서는 KPI 숫자가 매우 좋았을 때도 “왜 잘되었는지 공유해주세요”라며 요청하는 경우가 있다. 숫자 데이터를 추적하다 보면 평소보다 좋은 결과를 거두고 있다는 사실을 알 수 있다. 이럴 때 잘했다고만 할 게 아니라 왜 좋은 결과를 낼 수 있었는지에 대해 설명하고 이를 문장으로 만들어 기록으로 남기도록 장려하고 있다.
_ 4장. 아마존식 진행 관리 회의예를 들어 고객에게 납품되는 시기는 다소 늦어지지만 회사의 이익이 20% 오르는 방법이 있다고 치자. 이럴 때 경제적 이득을 택해서 승인하는 기업도 있을 것이다.
그러나 아마존에서 이런 방법은 기각된다. 고객에게 불편을 끼치거나 고객을 희생시켜서 이익을 확대하는 수단은 결코 허용되지 않는 것이다. 그런 방향으로 논의가 치우친다면, 회의의 오너 혹은 참석자 중 누군가가 반드시 제동을 건다.
_ 5장. 아마존의 OLP

아마존은 왜 파워포인트를 없앴을까?
1페이저, 6페이저 자료 작성법2006년 무렵 제프 베조스는 항목별 자료 작성을 금지하고 서술형으로 작성하는 것을 규칙으로 정했다. 저자는 파워포인트 자료가 행간을 제대로 읽어내기가 어렵고, 누가 읽느냐에 행간에 대한 이해도 다를 수 있을 뿐 아니라 나중에 회의 자료를 들춰봤을 때 어떤 내용이었는지 기억하기가 어렵다고 지적한다. 이러한 단점을 보완한 것이 바로 아마존의 1페이저, 6페이저 자료 작성법이다.
아마존식 자료 작성법은 그동안 여러 책에서 언급되었지만, 노하우와 사례가 제대로 알려지지 않았다. 《아마존처럼 회의하라》는 간단한 보고를 담는 1페이저, 규모가 큰 보고를 담는 6페이저의 형식에 따라 어떤 내용을 어떻게 기입해야 효과적인지 실제 사례와 노하우를 상세하게 전해준다. 아마존에서 신규 프로젝트가 론칭될 때 항상 사용되는 보도자료 형식 역시 작성 예시와 함께 공개된다. 저자가 좋은 회의 자료를 준비하기 위해 스스로 고안한 템플릿도 책에서 확인할 수 있다.
아마존식 자료 작성법에서 절대 놓쳐서는 안 되는 개념이 있다. 씽킹 백워드(or 워킹 백워드)라는 개념으로 거꾸로 생각하기다. 일반적으로 계획을 세울 때는 현재의 능력과 시장 환경을 고려해서 작성한다. 그런데 아마존은 처음에 목표를 정해두고, 이를 위한 무엇을 해야 할지 거꾸로 생각하는 것이다. 아마존에서는 뭔가를 생각하거나 제안할 때 거꾸로 생각하는 접근법을 당연하게 여기고 회의 자료도 이런 사고방식에 따라 만들어진다. 여기에서도 볼 수 있듯이 아마존의 고객 중심주의가 회의에서도 고스란히 적용된다. 아마존의 혁신적인 성과가 바로 이러한 회의 방식에서 비롯되었다고 저자는 평가한다.의사결정, 아이디어 도출, 진척 관리
아마존식 회의법의 모든 것!회의는 크게 네 가지로 분류할 수 있다. ‘의사결정 회의’, ‘아이디어 도출 회의’, ‘정보 전달 회의’, ‘진척 관리 회의’. 그렇다면 이 중에 가장 불필요한 회의는 무엇일까?
저자는 대표적으로 정보 전달 회의를 꼽는다. “관련된 사람에게 직접 전달하면 될 내용을 일부러 시간을 내서 모든 사람을 불러 모으는 것은 낭비”기 때문이다. 반대로 늘려야 하는 것도 있다. 아마존에서는 1주일에 1회, 혹은 2주일에 1회 정도 직속 상사와 부하 사이에 개별적으로 미팅이 이뤄지는데, 이 미팅이 밀도 높은 커뮤니케이션을 가능하게 해준다. 이러한 원온원 미팅 방식이 “당사자에게 정보를 제대로 전달하고 또 끌어낼 수 있다”고 저자는 말한다.
책의 2장부터는 본격적으로 아마존식 회의 방식이 소개된다. 사안을 적확하게 결정하기 위한 기본적인 회의 진행 방식을 정리하고, 또 논의를 활성화시키는 진행 요령에 관해서도 소개한다. 3장에서는 아이디어를 도출하기에 좋은 브레인스토밍과 직장을 떠나 이루어지는 오프사이트 미팅에서 주의할 사항을 다룬다. 4장에서는 PDCA 주기를 돌리기 위해 회의에서 정해야 할 내용과 프로젝트를 확실히 수행하기 위한 방법을 해설한다. 5장에서는 아마존에서 주창한 리더십 원칙 중에서 회의와 관련된 항목을 추려서 소개한다.
왜 회의에 관한 책에서 아마존의 리더십 원칙을 소개하는 것일까? 저자는 아마존의 모든 사내 시스템은 ‘OLP(Our Leadership Principles)’라는 리더십 원칙을 기반으로 설계되어 있다고 설명한다. 또한 이러한 원칙에 대한 고민 없이 형태만 흉내 내어 아마존 회의를 도입해봤자 제대로 기능할 수 없다고 말한다. 좋은 회의란 회사가 추구하는 가치와 회의 방식이 통합적으로 고려되어야 함을 알 수 있다.불필요한 회의에서 혁신은 생겨나지 않는다
비대면 시대, 리더의 필독서!코로나19를 계기로 사회 전반적으로 회의 방식이 재검토되고 있다. 줌(Zoom)처럼 인터넷을 이용한 회의가 적극 시도되고 있다. 그럼 우리가 생각하는 회의의 모습이 완전히 바뀌게 될까? 저자는 방법이나 도구는 바뀌더라도 바람직한 회의의 모습이나 회의의 의미는 바뀌지 않을 것으로 내다본다. 여러 사람이 하나의 의제를 검토하고 결정하거나 아이디어를 도출하는 행위는 앞으로도 계속되겠지만 불필요한 회의는 차츰 실행되지 않을 것이라고 말한다. 오히려 지금이야말로 회의를 재검토할 기회인 것이다.
《아마존처럼 회의하라》는 기업에서 왜 회의를 하는지, 그 본질을 생각하게 해준다. 새로운 기획과 아이디어를 생각하고, 사업 계획을 검토하며, 결정을 내리고, 진척 상황을 확인하는 등등, 회의를 얼마나 신속하고 정밀하게 실행할 수 있느냐가 프로젝트의 성패를 좌우한다고 책은 강조한다. 아마존은 방대한 프로젝트와 회의를 어떻게 다듬을 것인지 고민하고 실행해온 기업이다. 그런 시행착오가 아마존식 회의법으로 정리된 이 책은 회의 때문에 고민하는 모든 직장인에게 어떤 식으로든 도움을 줄 것이다.