보고에서 회의까지 '직장인 리얼 프리젠테이션'

내가 배웠던 프레젠테이션은 업무 프레젠테이션과 달랐다.

보통 프레젠테이션이라고 하면 IT기업 제품 설명회에서 처럼 때로는 화려하면서도 때로는 심플한 프레젠테이션을 생각하게 되곤한다. 이것은 반은 맞고 반은 틀리다. 홍보용 프레젠테이션은 업무 프레젠테이션과 다른점이 많기 때문이다. 현장에서의 프레젠테이션은 논리적이고 구조화된 프레젠테이션이다. 화려한 언변과 보여지는 스킬 보다는 업무의 전문성을 바탕으로 하는 주장이 있는 프레젠테이션이다. 궁금증이 남지 않고, 상사를 설득할 수 있는 프레젠테이션이야 말로 리얼 프레젠테이션인 것이다. 이 책은 성공적인 직장생활을 꿈꾸며 오늘도 보고와 업무회의를 준비하는 직장인들을 위한 것이다.

프롤로그
내가 배웠던 프레젠테이션, 업무에는 맞지 않았다 ┃ 기업 업무에서 통하는 리얼 프레젠테이션!

P A R T 1
나의 프레젠테이션, 지금까지 왜 통하지 않았을까?

Chapter 1. 원칙을 몰라서! 업무 프레젠테이션은 “효율”그 자체다
30초 안에 핵심을 전달한다
결론/주장부터 이야기한다
구체적으로 표현한다
인정받는 심화 스킬 숫자(Data)만 나열하지 말고, 정보와 전략을 찾아 주장하라!

Chapter 2. 리더를 몰라서! 리더의 특성을 알면 프레젠테이션이 더 쉬워진다
수시로 딴생각에 빠져든다
마음대로 생각하고, 멋대로 해석한다
리더라고 모두 다 알 수 없다!

Chapter 3. 리더의 YES를 부르는 콘텐츠를 몰라서! 리더 맞춤으로 설득한다
리더의 특성과 관심사 파악이 먼저다
실전 TIP 리더 사이에서의 갈등상황, 이렇게!
고위 경영자 대상, 간결하게 핵심부터
인정받는 심화 스킬 리더의 관점으로 분석하고 대응하는 ‘KEH 분석 프레임’

Chapter 4. 리더를 집중시킬 줄을 몰라서! 리더가 몰입할 수 있는 장치요소를 만든다
리더가 들어야 하는 의미를 만들어준다
지치지 않고 집중하도록 기획하고 발표한다
호기심을 자극해서 ‘지식의 공백’을 만든다
강력한 은유를 찾아서 작성하고 설명한다

P A R T 2
인정받는 프레젠테이션, 기획부터 스마트하게

Chapter 1. 시작 전에 오늘부터 버려야 할 것들
현실을 넘어 ‘워크 스마트’하라!
스티브 잡스, TED는 잊어라!
모두 외운다는 강박관념을 버려라!
어두운 배경의 감각적 슬라이드! 오히려 독이다

Chapter 2. 기획의 시작, 목적과 종류를 먼저 생각하라!
‘목적’만 분명해도 절반은 성공! 목적에 따라 전략을 다르게 세운다
‘종류’에 따른 특성과 강조점으로 차별화해 작성하고 발표한다

Chapter 3. 어떤 자료에도 잘 통하는 ‘스마트 슬라이드’
모든 슬라이드를 ‘스마트 슬라이드’로 만들어라!
‘스마트 슬라이드’의 다양한 장점으로 워크 스마트하자!
각각의 슬라이드, ‘수직논리’로 간단명료하게 표현한다
스마트 슬라이드의 핵심을 ‘헤드라인’으로 주장하라!
인정받는 심화 스킬 보자마자 설득되는 ‘헤드라인’을 쓰려면?
다양한 이유와 근거로 주장의 신뢰를 높인다
실전 TIP 업무용 스마트 슬라이드를 위한 수직논리의 구성과 발표

Chapter 4. 현업에서 YES를 부르는 스토리 라인은 따로 있다
현업에서 인정하는 좋은 스토리 라인?
스토리를 논리로 만드는 방법1: 핵심이 누락되지 않게 하는 MECE!
스토리를 논리로 만드는 방법2: 최적의 ‘수직논리’와 ‘수평논리’를 기획한다
스토리를 논리로 만드는 방법3: 두괄식 VS 미괄식을 전략적으로 선택하라!
스토리를 논리로 만드는 방법4: 집중과 관심을 끌어올리는 ‘해결플롯’
인정받는 심화 스킬 One Page Report(한 장 보고서) 원리의 발표 자료

Chapter 5. 이해가 빨라지고, 발표가 쉬워지는 시각화
다양한 방법으로 시각화한다 - 다양성
보자마자 이해할 수 있게 시각화한다 - 직독성
다 버리고 핵심을 드러낸다 - 단순화
실전 TIP 인포그래픽, 아트클립은 어떻게?

Chapter 6. 놓치면 안 되는 디테일 체크 리스트
완벽한 디테일로 신뢰감을 높인다
명확하고 매끄럽게 읽히는 문장을 사용한다
수평논리를 전개하는 ‘제목의 균형’을 맞춘다
작성단계의 리허설을 반드시 실행하자!
실전 사례 사례로 실습하는 업무 프레젠테이션의 기획과 작성

P A R T 3
업무 프레젠테이션, 발표는 당당하게

Chapter 1. 통하는 프레젠테이션이 다르게 느껴지는 세 가지 이유
첫째, ‘반드시’가 있다
둘째, 참석자를 지루하게 만들지 않는다
인정받는 심화 스킬 참석자를 몰입하게 만드는 발표 장치, 질문 & 스토리텔링
셋째, 바로 지금부터 잘하겠다고 진정한 ‘선택’을 한다

Chapter 2. 당당하고 자신감 넘치는 발표자의 5가지 원칙
하나, 밝고 자신감 넘치게 발표한다
둘, 대화하듯 발표한다
인정받는 심화 스킬 마이크도 프로답게 사용하는 방법
셋, 아이컨택 보다 ‘표정컨택’한다
넷, 제스처를 적극적으로 사용한다
실전 TIP 양손의 첫 위치 자리잡기가 올바른 제스처의 시작이다!
실전 TIP 레이저 포인터는 자신감 있고, 올바르게
다섯, 롤러코스터 같은 변화의 스피치를 한다
인정받는 심화 스킬 강조와 리듬감 있는 스피치를 위해, 동그라미를 그려라!

Chapter 3. 리허설부터 클로징까지 각 단계별로 보는 발표의 핵심
리허설: 성공적인 발표 에너지를 축적하자!
오프닝: 참석자를 빠르고, 강하게 집중시킨다
메인: 주장의 이해와 설득이 핵심이다
클로징 : 핵심 강조와 설득으로 마무리한다
인정받는 심화 스킬 프로의 슬라이드 연결과 전환 화법
인정받는 심화 스킬 발표만큼 중요한 질의응답, 프로답게 받는 방법
실전 TIP 언택트(Untact) 프레젠테이션! 치밀하고 간단명료하게

P A R T 4
리얼 프레젠테이션, 스킬이 아니라 태도다!

Chapter 1. 탁월한 프레젠테이션, 일하는 방법에서부터 차이가 난다
불가능의 이유가 아닌, 되는 방법을 찾아서 발표하라!
개선/기획형에 더욱 집중한다
인정받는 심화 스킬 모두에게 옳은 대안 중에서 선택하게 한다
올바른 업무 받기가 프레젠테이션의 시작이다
중간보고 없다면, 험난한 길을 예상하라!

Chapter 2. 철저함과 자신감이 실력이다
발표를 망치는 머피의 법칙부터 버려라!
나의 떨림과 소심함, 어떻게?
발표 자신감, 리허설 횟수에 따른다!

에필로그

[책 속의 핵심 내용]간단한 대면보고에서 핵심을 30초 이내에 듣지 못하면, 짜증을 내는사람 - 특히, 리더 - 이 기업에는 아주 많습니다. 이런 사람들은 다양한 일과 복잡한 생각으로 마음에 여유가 많이 없는 사람들입니다. 이런 사람들과 업무 대화를 할 때는 상대의 시간과 에너지를 아껴주는 소통 방법이 필요합니다. 22p발표자가 리더의 관심을 지속해서 끌어내지 못한다면, 리더는 순간순간 발표에 집중하지 못하고 끊임없이 다른 생각을 합니다. 신경학자 마커스 라이클은 우리의 마음은 어딘가에 집중하지 않을 때, 컴퓨터의 화면 보호기 같이 자동으로 배회하면서 마음의 휴식을 한다고 합니다. 33p특수 용어, 약어를 발표 자료에 사용할 때는 첫 번째 슬라이드에 주석으로 자세한 설명을 합니다. 발표할 때는 먼저, 이 주석에 대한 설명을 통해 그 용어의 뜻을 정확하게 이해시켜야 합니다. 난이도는 고등학생도 이해할 수 있는 수준으로 최대한 쉽고, 간단명료하게 작성합니다. 40p슬라이드를 안 보고 앞의 청중만 보며 발표하는 것은 대개 18분 발표의 TED, 세바시 등의 강연용 프레젠테이션입니다. 아니면, 스티브 잡스의 신제품 발표회나 평창 올림픽 유치 발표처럼 몇 개월 전부터 준비해 온 홍보 또는 경쟁의 프레젠테이션입니다. 그러나 이런 때에도 자신과 청중 사이에 놓여 있는 스크립트를 보면서 발표를 합니다. 어쨌든 비즈니스 세계에서는 슬라이드를 안 보고 모든 내용을 외워서 발표한다는 것은 불가능하고, 그렇게 할 필요도 없습니다. 75p많은 업무발표 자료에서 헤드라인을 그 슬라이드의 단순 제목이나 목차로만 사용하거나 헤드라인이 아예 없는 것을 자주 봅니다. 헤드라인의 중요한 가치를 이해하지 못해서 발생하는 아쉬운 현상입니다. 슬라이드의 헤드라인을 정할 때, 마치 신문기자의 정성처럼 단 한 줄에 모든 것을 담아내려는 노력이 필요합니다.100p글자로 가득 찬 발표 자료는 참석자를 피곤하게 합니다. 글자는 꼭 필요한 내용만 짧게 사용하고, 근거 자료, 예제 등은 가능하다면 다양하게 시각화합니다. 133p무엇인가를 잘하기 위해선 세 가지 필요조건이 있습니다. 첫째, 지금 당장 이것을 잘하겠다고 진정한 ‘선택’을 하는 것입니다. 둘째, 좋은 매뉴얼입니다. 셋째, 검증된 방법으로 꾸준히 반복해서 연습하는 것입니다. 프레젠테이션도 마찬가지로 위의 세 가지 조건을 충족시켜야 합니다. 169p기업은 문제 해결과 목표 달성을 지상과제로 하는 조직입니다. 그러므로, 어렵거나 불가능한 상황에 대해서 논리적으
로 불가능하다는 근거의 수집보다는 ‘어렵지만 어떻게든 되게 할 수는 없을까?’ 하는 의문에서 다양한 방법을 찾으려는 마인드 셋이 필요합니다. 이런 마인드 셋을 ‘창의사고’ 또는 ‘문제해결 사고’라고 합니다. 224p아무리 대체계획을 잘 준비해도 뜻밖의 문제는 언제든 발생할 수 있습니다. 그러므로 어떠한 순간이라도 당황하지 않아야 합니다. 239p

“지금, 바로 쓸 수 있는 실전 Tip 빨리 찾기”제목, 내용, 목차 그리고 스토리 라인 기획
발표 자료의 목적과 목적별 Tone & Manner와 유의점은?
발표 자료의 표지 제목은 어떻게 정하나?
발표 자료의 종류에 따라서 반드시 넣어야 할 내용과 강조 사항
중요한 내용이 빠지지 않게 하는 법, MECE!
발표하고 싶은 이야기가 아주 많습니다. 어떻게 내용을 핵심 위주로 줄이나요?
단순한 정보의 나열이 아니라, 중요한 정보와 전략을 찾아서 표현하는 방법
솔직하게 어렵다고 발표했는데, 리더가 싫어합니다. 어떻게 대응해야 하나요?
리더의 궁금증, 기대사항은 어떻게 찾아서 자료 작성에 반영하나?
스토리 라인의 전개: 두괄식, 미괄식은 언제, 어떻게 사용해야 하나?
두괄식으로 발표하면 두서가 없다고 하는데 어떻게 부작용을 줄일 수 있나?
미괄식으로 발표하면 주장이 무엇이냐고 하는데 어떻게 대응하나?
문제에 대해 참석자를 처음부터 강하게 집중하게 만드는 스토리 라인은?
스토리 라인 전개를 위한 각 단원의 소제목을 정할 때 주의할 점은?
사업 기획서 등과 같은 새로운 주제에 대한 기획서는 어떻게 작성하나?
한 장 보고서(One Page Report)는 어떻게 작성하나요?
스마트한 업무 슬라이드 작성
슬라이드 배경을 어둡고, 세련되게 하는 것이 좋을까?
최신 버전의 프레젠테이션 소프트웨어, 폰트를 사용해야 하나?
한 장의 슬라이드를 논리적이고 간단명료하게 표현하는 원리!
시간의 흐름에 따른 논리적 흐름은 어떻게?
각 슬라이드의 핵심 내용인 결론/주장을 임팩트 있게 표현하는 방법
업무자료에 사용하지 말아야 할 두리뭉실한 표현
주장/결론에 대해 신뢰성을 높이는 이유와 근거는 어떻게?
이해시키기 어렵고 복잡한 내용은 어떻게 작성하나요?
주장/강조점/표/그래프 등을 간단명료하게 표현하고, 드러나게 하는 법
다양한 색과 도형으로 슬라이드를 멋있게 꾸미는 것이 좋을까요?
인포그래픽, 아트클립을 적극적으로 사용할까요?
일자, 단위, 각주 등의 주요 표기법 작성에서 주의할 점은 무엇인가요?
헤드라인 및 주요 내용의 문장을 작성할 때 주의할 점
최종 작성 후 점검 방법과 체크 리스트는?
프레젠테이션 리허설과 준비
내용을 모두 외워서 발표해도 될까!
발표에 자신이 없는데, 원고를 보며 발표를 해도 될까요?
리허설 할 때 주의하거나, 집중해야 할 포인트는 무엇인가요?
발표(회의, 보고, 미팅)전에 주의하거나, 점검해야 할 체크 리스트
갑작스럽게 발표 시간이 줄어들면 어떻게 대응하나?
내일 갑자기 발표하라고 합니다. 어떻게 해야 하나요?
발표할 때마다 많이 떨립니다. 어떻게 대응해야 하나요?
언택트(Untact) 프레젠테이션! 어떻게 준비하고, 발표해야 하나요?
발표에서 리더의 주목과 ‘Yes’를 얻는 원칙과 장치들
기업과 리더에게 통하는 업무 프레젠테이션의 핵심은?
리더가 발표 주제에 관해 관심과 우호적인 감정을 갖게 하는 방법과 중요성
각 슬라이드를 논리적으로 간단명료하게 발표하는 법
질문을 효과적으로 잘 사용하는 법
질문을 받는 법과 주의할 점은?
발표를 하면 항상 뜻밖의 중요한 질문을 받는데, 자료에 미리 포함하는 방법은?
질문을 받았는데 미처 검토하지 않은 내용입니다. 어떻게 해야 하나요?
중요한 부분에서 리더가 집중하지 않습니다. 어떻게 해야 하나요?
스토리텔링을 업무발표에 이용해서 리더를 몰입하게 만드는 방법
다양한 참석자가 모인 자리에서는 난이도나 용어를 누구에게 맞춰야 하나?
고위 경영자 대상으로 발표할 때 특별히 신경 써야 할 것은 무엇인가요?
리더와 자료를 검토하면, 처음에 이해했던 지시사항과 다릅니다. 어떻게 해야 하나요?
중간 리더와 그 위의 리더 사이에 끼어서 어렵습니다. 어떻게 대응해야 하나요?
프레젠테이션 발표 자세와 목소리
발표를 잘하기 위해 발표 전에 명심해야 할 것
발표 부담감으로 참석자가 잘 안 보이고, 자신감이 줄어들 때
누구를 보면서 발표를 해야 하나?
불편하고, 어려운 아이컨택 꼭 해야 하나요?
제스처, 꼭 사용해야 하나요? 어떻게 쉽게 할까요?
레이저 포인터를 사용해야 하나요? 주의할 점은?
마이크는 언제, 어떻게, 어떤 것을 사용하나?
발표할 때 배에서 소리를 내라고 하는데, 정말 중요한가요?
“어, 에”말버릇 어떻게 해야 하나?
차분한 목소리의 사람이 중요한 내용을 강하게 말하는 법
말할 때 강조할 포인트를 놓치거나 리듬감이 없이 자꾸 엉킵니다. 어떻게?
발표를 시작할 때, 중요한 점은? 어떤 말로 발표를 시작하면 좋을까?
다음 슬라이드로 넘어갈 때, 자연스럽지 않습니다. 어떻게 연결하면 좋을까요?
발표를 끝낼 때 주의할 점과 좋은 끝맺음 방법은?
업무발표 대부분은 앉아서 하는데, 어떻게 해야 하나요?[출판사의 한 마디]프레젠테이션의 본질은 무엇일까?
이 책을 보며 프레젠테이션이란 과연 무엇인가를 생각해보았습니다. 결론은 ‘소통' .
프레젠테이션은 소통의 또다른 단편이라는 것을 알게 되었습니다. 그래서 업무용 프레젠테이션을 배워야 하는 것이지요. 맨 처음 사회생활을 시작했을때, 선배로부터 조직 내에서의 소통방법에 대해서 배웠습니다. 메일을 보내는 방법, 전화응대하는 방법, 명함을 주고 받는 방법 등. 사회 초년생이 알아야 하는 소통방법을 배웠던 것입니다. 뿐만 아니라, 업계 특성에 따른 다양한 용어들이 존재합니다. 직무에 따른 용어들도 다르기 때문에 우리는 상대방의 언어를 익히고 소통하는 방법을 알아야 합니다. 그런데 프레젠테이션은 가르쳐 주지 않습니다. 윗선에 보고되는 보고서이거나 회의자리에서 공유를 위한 프레젠테이션은 성격에 따라 화면의 구성과 들어가야 하는 내용들이 다름에도 우리는 아직 스티브 잡스를 벗어나지 못했습니다. 그래서 오해가 생기고 갈등이 생기게 됩니다. 원인은 프레젠테이션을 통해 소통하지 못했기 때문입니다.
소통을 위한 커다란 원칙은 같을지라도 상황과 환경, 대상과 도구에 따라 방법은 달라지기 마련입니다. 책의 저자는 조직내에서 프레젠테이션을 오래도록 연구해왔습니다. 책에 담긴 노하우는 단순히 순간의 위기를 넘기고, 상사가 만족하는 보고에서 끝나지 않습니다. 자신의 생각과 의지를 관철하고, 상대방을 설득하는 기술로 당신을 업무의 중심에 서게 할 것입니다.