리더의 온라인 회의 기술

온라인에서 리더의 영향력을 어떻게 발휘할 것인가?

이 책은 리더를 위한 책입니다. 원격근무와 재택근무가 확산하면서 조직 내외부의 커뮤니케이션 방식이 오프라인에서 온라인으로 급격하게 옮겨가고 있습니다. 이제 온라인 회의 기술은 리더가 조직의 목표를 달성하기 위해 적극 학습하고 활용해야 하는 전략이자 리더십 역량이 되었습니다. 〈온택트 리더십 : 리더의 온라인 회의 기술〉은 온라인 회의에 대한 리더의 고민을 해결하기 위해 애자일 하게 준비된 솔루션입니다. 이 책은 다섯 가지를 얘기합니다. 첫째, 코로나로 조직의 비즈니스와 업무환경이 어떻게 변화하고 있는지, 둘째, 이런 변화 속에 리더가 왜 온라인 회의에 관심을 갖고 역량을 개발해야 하는지, 셋째, 새로운 리더십 패러다임 ‘온택트 리더십’이 왜 중요하고 어떤 행동을 요구하는지, 넷째, 온라인 회의를 효과적으로 운영하기 위한 기본적인 지식과 기술은 무엇인지, 마지막으로, 회의 참가자를 참여하고 몰입하게 하는 다양한 온라인 퍼실리테이션 툴과 앱을 활용하는 방법을 소개합니다. 오프라인에는 오프라인만의 방식이 있고, 온라인에는 온라인만의 방식이 있습니다. 그러나 많은 리더가 여전히 오프라인 회의 방식을 온라인 회의에 적용하려다 실패하고 있습니다. 이 책은 온라인만의 방식을 알려줍니다. 급변하는 시대에는 완벽보다 타이밍이 중요합니다. 원격/재택근무와 온라인 회의가 뉴 노멀(New Normal)이 되는 시대에 시기적절한 책입니다.

1부. 리더의 온라인 회의와 온택트 리더십
1.t왜 온라인 회의에 관심을 가져야 하는가?
2.t온라인 회의, 남들은 어떻게 하고 있나
3.t온택트 리더의 조건 1. On-Care & Consideration
4.t온택트 리더의 조건 2. On-Empowerment
5.t온택트 리더의 조건 3. On-Facilitation

2부. 리더의 성공적인 온라인 회의 실전 기술
6.t성공적인 온라인 회의 주재를 위한 4가지 원칙
7.t화상회의 최적 장소 선정 및 화면장비 세팅
8.t알면 도움되는 화상회의 툴의 종류와 핵심 기능
9.t리더의 화상회의 시선, 자세, 화법
10.t분위기를 돋우는 아이스 브레이크와 랜선 게임
11.t리더가 알아야 할 디지털 문제해결법, 트러블슈팅

3부. 리더가 꼭 써야 할 온라인 툴 4선
12.t아이디어를 모으고 과제를 도출할 때는 Retrium
13.t팀의 역량을 진단할 때는 Retrium의 Team Radars
14.t팀 업무를 시각화 하여 관리할 때는 Trello
15.t오프라인 회의실을 온라인에서 구현할 때는 Miro

4부. 작지만 차이를 만드는 유틸 5선
16.t화면 확대, 체크, 화이트보드를 동시에, Zoomit
17.t고객과 온라인에서 미팅할 때 잡음을 줄이는 Krisp
18.tTPO에 맞는 ASMR을 들려줄 때는 Noisli
19.t중요한 회의 중 불필요한 앱을 정지하는 Freedom
20.t구성원 모두와 개별 일정을 잡을 때는 Calendly

〈참고 문헌〉

리더들은 이러한 급격한 환경 변화에서 앞으로 나아가고 성장하기 위해서 새로운 업무방식으로 자리잡고 있는 원격근무와 온라인 회의를 효과적으로 운영할 수 있는 역량을 개발해야 한다. 방법은 간단하다. 남들보다 먼저 시도하고 경험하고 지혜를 얻으면 된다. 16p안전지대safe zone와 안락지대comfort zone라는 개념이 있다. 안전지대는 우리에게 유리한 환경으로 비즈니스가 순조롭게 잘 되는 영역이다. 한 마디로 성과를 내고 성장할 수 있는 기회의 영역이다. 안락지대는 오랜 시간에 걸쳐 익숙하거나 느긋해서 긴장감 없이 일할 수 있으며 실패의 두려움도 없는 영역이다. 성공한 개인과 조직은 안전지대와 안락지대를 일치시킨다. 하지만 안전지대는 가만히 있지 않고 환경변화에 따라 움직인다. 18p온라인 회의는 소그룹 단위뿐만 아니라 대규모 인원이 참석하는 방식으로 진화하고 있다. 물론 앞으로 대규모로 진행되는 온라인 회의에 대한 기술적인 문제보다는 효과적인 회의를 위한 설계가 중요해질 것이다. 23p자기결정성과 심리적 안전감은 온라인 회의에서 구성원이 개방적인 마인드를 갖고 참여하고 몰입하는 데 가장 중요한 전제조건이다. 리더는 구성원에게 개인적인 관심Care을 보이고 배려Consideration하고, 임파워먼트Empowerment와 퍼실리테이션Facilitation을 실천함으로써 구성원의 자기결정성과 심리적 안전감을 높일 수 있다. 37p
원격근무에 대한 구성원의 정서적 문제를 해결하기 위해서는 오프라인보다 개인에 대해 더 많은 관심을 갖고, 정보를 파악하고, 이해하려는 노력이 필요하다. 그리고 리더가 구성원에게 이런 것을 적극 표현함으로써 연결되어 있다는 느낌을 주고 정서적 문제를 해소하는 데 도움을 줄 수 있다.
구글은 재택근무 중 연결성을 강화하기 위한 방법으로 서로에 대해 알아가기, 공통 관심사를 통해 관계를 만들기, 가벼운 친선 게임을 통해 유대감 쌓기, 서로 친절함을 잊지 않고 감사 표현하기 등 4가지 방법을 제안했다.40p
온라인 회의에서는 리더의 명령과 통제가 잘 통하지 않는다. 서로 다른 장소에 있기 때문에 지시한 것을 실행으로 옮기는지 확인하기도 어렵다. 46P“침묵하는 직원에게 발언권을 주기 위해 다양한 방법을 끊임없이 모색하는 것이 리더의 역할이다” 52P화상 회의 실수를 방지하는 방법은 간단하다. 벽을 등지고 앉으면 된다. 벽을 등지고 앉으면 뒤에 사람이 지나갈 수 없기 때문에 갑자기 리더의 비디오에 가족이 나타나거나 할 일이 없다. 73P화상회의를 더 안정적으로 사용하려면 화상회의 툴이 제시하는 권장 사양보다 높은 사양의 노트북이 필요하다. 게다가 화상회의 자체가 비디오 그래픽 기능을 어느 정도 요구하므로, 그래픽 카드(GPU)가 추가된 노트북이 좋다. 82P공동 호스트 기능을 잘 사용하면 많은 문제를 해결할 수 있다. 예를 들어 리더가 이런저런 준비와 진행으로 화상회의 툴을 운영할 시간이 없다면 구성원 중 한 명을 공동 호스트로 지정하여 그가 화상회의 툴에서 필요한 기능을 다루게 하면 된다. 93P
리더는 본인의 시선과 표정을 구성원에게 정확히 보여줘야 한다. 예를 들어 한 구성원이 화면 공유 없이 구두 보고를 한다면 그의 비디오를 노트북 웹캠 가까운 곳에 위치시켜서 마치 해당 구성원을 바라보는 듯한 모습으로 만들면 된다. 이때 리더가 고개를 끄덕이는 등 적절한 몸짓을 사용하면 실재감을 높일 수 있다. 96P리더가 한쪽 어깨를 앞으로 내밀고 얼굴은 정면을 향하면 전문가 느낌을 줄 수 있다. 실제로 화상회의 툴을 서비스하는 회사 홈페이지에서 예시로 드는 비디오에 이런 모습이 많다. 98P
화상회의는 라디오 방송과 같다. 10초 정적이 흐르면 방송사고다. 마찬가지로 리더가 화상회의를 하면서 의도치 않게 5초라도 침묵하면 구성원은 뭐가 잘못되었다 여긴다. 그래서 리더는 수다를 좀 떨어야 한다. 101P코로나19로 노래방 회식이 어려워진 요즘에 화상회의로 노래 대결을 하는 것도 좋다. 그런데 맨 정신으로 맨 얼굴로 노래 부르는 게 쉽지 않다. 이때 사용하기 좋은 것이 3D 아바타다. 109P랜선 아바타 투어는 재미도 있지만 리더에게 많은 것을 알려준다. 평소 구성원이 어떻게 사는지, 어떤 것에 취미가 있는지, 무엇을 좋아하는지 개인적인 정보를 얻을 수 있다. 평소 말이 없는 구성원이라 해도 서로 어떻게 사는지 어떤 관심사가 있는지 알면 왠지 모르게 가까워진 느낌이 든다. 113P트러블슈팅은 우리가 익히 배운 맥킨지 식 문제해결과는 다르다. 맥킨지 식 문제해결은 문제를 일으키는 핵심 원인을 찾아 최선의 안을 선정하고 실행하여 문제를 해결하고 그 영향이나 효과를 측정하는 것이다. 하지만 트러블슈팅은 핵심 원인을 찾는 것이 아니라 당장 시도할 수 있는 것부터 빠르게 시도하면서 오류나 증상을 바로바로 없애는 것이다. 117PRetrium에는 팀의 역량을 진단할 때 쓰기 좋은 레이더 진단 기능이 있다. 구성원이 최대 7개 항목을 5점 척도로 익명으로 응답하면 전체 결과를 평균, 범위, 표준 편차, 예외 등 통계 관점에서 분석할 수 있다. 간단한 역량 진단에서부터 맥킨지의 7S 모델 등 조직 진단에 이르기까지 온라인에서 아주 쉽고 간편하게 진단하고 분석할 수 있는 툴이다. 149PTrello를 사용하면 브라우저 기반으로 팀의 업무, 시간, 보고, 협업을 시각화하고 자동으로 관리할 수 있다. 이 때문에 리모트 시대에 팀장급 리더에게 필수 툴이 되고 있다. 153PMiro를 사용하면 애자일 프랙티스를 쉽게 시도할 수 있다. 칸반, 회고, 데일리 스탠드 미팅, 스프린트 등 다양한 애자일 프레임워크가 탬플릿으로 만들어져 있으므로 클릭 몇 번으로 애자일을 시작할 수 있다. 180P
화면에 체크하고 그림을 그리고 화면을 확대하고 심지어 화이트보드처럼 만드는 기능이 통합된 완전 무료 툴이다. 마이크로소프트 사도 추천하는 툴 Zoomit이다. 185P리더가 고객과 화상회의를 할 때 가장 어려운 점 하나가 잡음이다. 특히 집에서 고객과 화상회의를 하는데 갑자기 강아지가 짖거나, 나도 모르게 책상을 딱딱 두드리거나, 의자 끄는 소리라도 크게 나면 고객에게 실례가 된다. 이때 필요한 것이 잡음을 줄이는 애플리케이션인 Krisp다. 191P아침 일찍 온라인으로 회의한다면 새소리를 들으면서 회의를 시작하면 어떨까? 밖에 가을비가 온다면 비 오는 소리를 들으며 회의를 하면 어떨까? 더운 날이라면 시원한 바람 소리와 함께 하면 어떨까? Noisli를 추천한다. 195PFreedom은 원래 업무 중에 불필요한 애플리케이션을 쓰지 못하게 하거나 업무와 무관한 웹사이트에 접속하지 않게 해서 스스로 업무에 집중하도록 만든 툴이다. 이 툴을 이용하면 중요한 화상회의를 할 때 관련 없는 애플리케이션이 작동하지 않게 막을 수 있다. 200P리더가 되면 구성원과 MBO 설정, 연봉 협상, 개인 코칭, 개인 상담, 점심 약속 등 개별 미팅을 할 일이 많다. 그런데 구성원이 열 명 스무 명 넘어가면 일정 잡기가 힘들다. 이때 쓸 수 있는 툴이 Calendly이다. 204P지금은 어차피 정답이 없는 시대다. 정답이 없으므로 우리는 먼저 시도하여Try 실패하고Fail, 거기서 교훈을 얻어Learn 성장해야Grow 한다. 216p

변화하는 시대, 새로운 리더십이 필요합니다.두 저자는 새로운 리더십을 온(On+溫)택트 리더십으로 정의하고 개발했습니다. 리더는 언제 어디서나 온라인Online에 접속하여 다양한 기법과 디지털 도구를 활용함으로써 구성원의 참여와 소통과 성과를 이끄는 따뜻한 온(溫) 리더십을 발휘해야 합니다. 리더가 온택트 리더십을 발휘하려면 온라인 회의 역량, 온라인 협업 역량 그리고 온라인 면담 역량을 가져야 합니다. 이 온택트 리더십을 설명하는 첫번째 시리즈가 바로 〈온택트 리더십 : 리더의 온라인 회의 기술〉입니다. 리더는 먼저 시도하는 사람입니다.이제는 뉴노멀이 노멀(일상)이 되었습니다. 온라인 회의 기술이 조직 구성원의 교양이 되는 시대입니다. 특히 리더는 다른 구성원들보다 먼저 시도하고, 실패해보고, 성장하고, 배우는 사람입니다. “일단 해보자"란 생각이 들었다면 이 책은 훌륭한 가이드가 될 것입니다. 〈온택트 리더십〉 이 책 자체도 남들보다 먼저 시도하는 선도자 같은 책이 되길 원했습니다. 시의적절하게, 리더들에게 필요한 내용을 전달하기 위해 원고를 썼습니다. 위기에는 위협과 기회가 상존한다는 말이 있습니다. 누군가에게는 위기이지만 누군가에게는 기회이기도 합니다. 혁신의 기회, 변화의 기회, 전환의 기회. 이 책의 독자 여러분 모두가 원격근무 환경에서의 리더십 역량 확보로 코로나 시대의 위기를 기회로 전환할 수 있기를 기대해 봅니다.